Conduite à tenir devant une demande d'accès à l'information / au dossier médical

⚠️ Avant de répondre à une demande, il faut savoir qui demande quoi, et pourquoi.

⚠️ Ce qui s'établit d'abord : l'identité du demandeur, ⚠️ son lien avec le patient, ⚠️ et sa qualité, ⚠️ patient lui-même, ⚠️ représentant légal, ⚠️ mandataire, ⚠️ ayant droit, ou tiers sans titre.

⚠️ Ce qui se vérifie ensuite : la forme de la demande, ⚠️ écrite ou orale, ⚠️ les pièces justificatives présentées, et l'existence d'un mandat.

⚠️ Ce qui se cherche au dossier : une désignation de personne de confiance, ⚠️ une mesure de protection juridique, ⚠️ des directives anticipées, et une opposition antérieure du patient à toute communication.

⚠️ Ce qui s'entend sans conditionner la réponse : le motif. ⚠️ Il n'a pas à être justifié pour un patient, mais il éclaire souvent une inquiétude, ⚠️ un conflit familial, ⚠️ une démarche administrative, ou une préparation de plainte.

⚠️ Ce qui se demande au patient lui-même quand il est joignable : ce qu'il souhaite, ⚠️ ce qu'il accepte de transmettre, et à qui.

⚠️ Ce qui se recherche derrière une demande d'un proche : un besoin d'accompagnement, ⚠️ une inquiétude sur une prise en charge, ou un épuisement, ⚠️ qui appellent une réponse, même quand l'accès est refusé.

⚠️ Ce qui se demande enfin sur le contexte : l'existence d'un conflit familial, ⚠️ d'une succession en cours, ⚠️ d'une procédure, ou d'un désaccord sur une prise en charge, ⚠️ éléments qui ne changent pas la règle mais changent la manière de la dire.

⚠️ La demande d'accès la plus fréquente n'est pas celle d'un dossier, ⚠️ c'est celle d'un résultat.

⚠️ Ce qui appartient au patient : ses résultats d'examens, ⚠️ ses comptes rendus d'imagerie, ⚠️ ses comptes rendus opératoires et d'hospitalisation, et il peut en demander copie sans se justifier.

⚠️ Ce qui ne se fait pas : laisser un résultat parvenir à un patient sans commentaire, ⚠️ par un portail, ⚠️ par un message, ⚠️ ou par un courrier, surtout quand il est anormal. ⚠️ Un chiffre sans phrase produit une inquiétude que personne ne recueille.

⚠️ Ce qui s'organise à la prescription : qui recevra le résultat, ⚠️ par quel moyen, ⚠️ dans quel délai, ⚠️ et ce qui sera fait s'il est anormal, information donnée avant le prélèvement.

⚠️ Ce qui se sait sur les accès en ligne : le patient peut consulter certains résultats avant le soignant, ⚠️ ce qui impose de l'avoir prévenu, et d'être joignable.

⚠️ Ce qui se transmet à un tiers : rien, ⚠️ même un résultat qui paraît anodin, et même à un proche qui accompagne.

⚠️ Ce qui se vérifie avant d'envoyer : l'identité du destinataire, ⚠️ et l'absence de résultats concernant une autre personne.

⚠️ La réponse dépend de trois questions : qui, ⚠️ quoi, et sous quelle forme.

⚠️ Ce qui vaut pour le patient lui-même : il accède à son dossier de plein droit, ⚠️ sans avoir à se justifier, ⚠️ sur demande écrite et identifiée, et dans un délai fixé par les textes.

⚠️ Ce qui vaut pour un mineur : l'accès est exercé par les titulaires de l'autorité parentale, ⚠️ avec des exceptions prévues, ⚠️ dont le droit du mineur de s'opposer à la communication de certains éléments, selon les cas prévus par les textes.

⚠️ Ce qui vaut pour un majeur protégé : l'accès dépend de la mesure, ⚠️ et le seul lien familial ne suffit jamais.

⚠️ Ce qui vaut pour un tiers mandaté : un mandat écrit du patient, ⚠️ avec les pièces d'identité des deux personnes.

⚠️ Ce qui vaut pour un ayant droit après un décès : un accès limité aux éléments nécessaires, ⚠️ à l'un des motifs prévus, ⚠️ connaître les causes de la mort, ⚠️ défendre la mémoire du défunt, ⚠️ faire valoir ses droits, et seulement si le patient ne s'y était pas opposé de son vivant.

⚠️ Ce qui se transmet : les éléments formalisés du dossier, ⚠️ et non les notes personnelles non destinées à être conservées, ⚠️ ni les informations concernant des tiers.

⚠️ Ce qui se décide sur les modalités : consultation sur place accompagnée d'une explication, ⚠️ ou envoi de copies, ⚠️ avec des frais limités, et un envoi sécurisé.

⚠️ Remettre un dossier n'est pas informer, ⚠️ et des pages remises sans un mot font plus de dégâts qu'un refus expliqué.

⚠️ Ce qui se propose systématiquement : une consultation d'accompagnement, ⚠️ où le dossier est parcouru avec la personne, et où les termes sont expliqués.

⚠️ Ce qui s'anticipe : ce que la personne va découvrir, ⚠️ un mot jamais prononcé, ⚠️ une hypothèse écrite et non retenue, ⚠️ une annotation maladroite, et une information qu'elle croyait autre.

⚠️ Ce qui s'explique sur un refus : le motif, ⚠️ le fondement, ⚠️ ce qui est possible malgré tout, ⚠️ et les voies de recours, car un refus non expliqué se transforme en conflit.

⚠️ Ce qui se dit à un proche à qui l'accès est refusé : que ce refus ne le vise pas, ⚠️ qu'il protège la personne, et que le soignant reste disponible pour l'écouter et l'orienter.

⚠️ Ce qui se propose au proche : de se tourner vers le patient lui-même, ⚠️ et une consultation commune quand le patient l'accepte.

⚠️ Ce qui ne se fait jamais : remettre un document à quelqu'un pour éviter un conflit, ⚠️ céder à une insistance, ou transmettre par un moyen non sécurisé.

⚠️ Ce qui se trace : la demande, ⚠️ la réponse, ⚠️ sa date, et ce qui a été remis.

⚠️ La plupart de ces demandes se préviennent en amont, ⚠️ par ce qui a été expliqué et par ce qui a été désigné.

⚠️ Ce qui s'explique à tout patient : qu'il a accès à son dossier, ⚠️ comment le demander, ⚠️ et qu'il n'a pas à se justifier.

⚠️ Ce qui se propose et se réexplique : la désignation d'une personne de confiance, ⚠️ son rôle, ⚠️ ce qu'elle peut et ne peut pas, ⚠️ la possibilité de la changer, et l'intérêt de l'écrire.

⚠️ Ce qui se distingue devant le patient : la personne de confiance, ⚠️ la personne à prévenir, ⚠️ et le mandataire, trois rôles différents et souvent confondus.

⚠️ Ce qui s'aborde avec les patients âgés ou atteints d'une maladie évolutive : les directives anticipées, ⚠️ et ce qu'ils souhaitent que leurs proches sachent.

⚠️ Ce qui se dit aux proches d'emblée : ce qu'ils peuvent recevoir, ⚠️ ce qu'ils ne recevront pas, et pourquoi, ⚠️ ce qui évite la demande de dossier ultérieure.

⚠️ Ce qui s'explique sur les comptes rendus : qu'ils sont destinés au patient, ⚠️ qu'il peut les demander, et qu'ils doivent être compréhensibles.

⚠️ Ce qui se note au dossier : ce que le patient a désigné, ⚠️ et ce à quoi il s'oppose, avec la date.

⚠️ La règle est rarement appliquée par le médecin lui-même, ⚠️ mais par un secrétariat qui n'a jamais reçu de consigne écrite.

⚠️ Ce qui s'écrit pour l'équipe : une procédure, ⚠️ qui dit qui peut demander, ⚠️ quelles pièces exiger, ⚠️ quoi répondre oralement, ⚠️ qui décide, et quel délai s'applique.

⚠️ Ce qui se donne à un secrétariat : une phrase exacte à prononcer, ⚠️ ferme et non blessante, et la conduite à tenir si la personne insiste.

⚠️ Ce qui se distingue de l'accès au dossier : l'échange entre professionnels qui prennent en charge le même patient, ⚠️ encadré par le secret partagé, ⚠️ limité à ce qui est nécessaire, et dont le patient est informé.

⚠️ Ce qui obéit à d'autres règles : les demandes d'un assureur, ⚠️ d'un employeur, ⚠️ d'une administration, ⚠️ ou d'une autorité judiciaire, auxquelles on ne répond pas comme à un patient, ⚠️ et qui appellent une vérification du fondement.

⚠️ Ce qui se vérifie avant tout envoi : le destinataire réel, ⚠️ l'adresse, ⚠️ le caractère sécurisé du moyen, et l'absence de pièces concernant des tiers.

⚠️ Ce qui se trace : la demande reçue, ⚠️ sa date, ⚠️ les pièces fournies, ⚠️ la décision, ⚠️ la date de réponse, et le contenu remis.

⚠️ Et ce qui se réévalue : la procédure du cabinet, ⚠️ après chaque situation difficile.